TIETOSUOJASELOSTE
SANONLINNA AIRSOFT RY:N REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Savonlinna Airsoft ry henkilötietolain (523/99 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Savonlinna Airsoft ry:n jäsenrekisteristä.
Edellämainittujen lisäksi Savonlinna Airsoft ry noudattaa toiminnassaan lait, asetukset ja eettisten sääntöjen noudattamisen ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).
REKISTERINPITÄJÄ
Savonlinna Airsoft ry
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Roope Tolvanen
slnsoftry@gmail.com
REKISTERIN NIMI
Savonlinna Airsoft ry jäsenrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity jäseneksi. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos kyseinen henkilö ei anna Savonlinna Airsoft ry:n rekisteriin tarvittavia henkilötietoja niin jäsenelle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa jäsenyyttä tai jäsenetuuksia . Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi slnsoft.fi -verkkosivustolla olevalla jäsenhakemus kaavakkeella tai mikäli henkilö haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse, sähköpostilla tai kirjallisesti. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla ja tämä on tehty asiakkaille selväksi ennen tietojen keräämistä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Savonlinna Airsoft ry suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Savonlinna Airsoft ry ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa. Savonlinna Airsoft ry käyttää rekisteriä vain jäsenyyden hoitamiseen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteri pitää sisällään Savonlinna Airsoft ry jäsenten henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, syntymävuosi, jäsenyydentyyppi, jäsennumero ja tiedon onko jäsenyys voimassa. Savonlinna Airsoft ry toimii huomioiden muunmuassa yhdistyslain ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä.
TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA
Kirjanpidon vanhentumislain mukaisen kymmenen vuoden vanhentumisajan jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti. Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, jäsenyyden hoitamiseen ja kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen ilmoittamalla siitä Savonlinna Airsoft ry:lle. Savonlinna Airsoft ry poistaa rekisteristä jäsenen tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Savonlinna Airsoft ry:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Savonlinna Airsoft ry luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensitilassa.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä.
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Savonlinna Airsoft ry voi luovuttaa jäsentietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi jäseneduuden saamiseksi luovutetaan vain nimi ja jäsennumero yhteistyökumppaneille tai jos toimeksiantoon suorittamiseen liittyen tai lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Savonlinna Airsoft ry:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Savonlinna Airsoft ry:n hallussa olevasta tietokannasta.
TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE
Savonlinna Airsoft ry on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Savonlinna Airsoft ry:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Savonlinna Airsoft ry luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle jos viranomainen on tähän tarkoitukseen antanut Savonlinna Airsoft ry:lle toimeksiannon toimia edellä mainitulla tavalla ja Savonlinna Airsoft ry on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ
Savonlinna Airsoft ry on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.